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Digitaler Workflow - So gelingt die Zusammenarbeit

Aufgrund von Förderprogrammen einzelner Länder und des Bundes zur finanziellen Unterstützung der Schulen bei ihrer digitalen Transformation und wegen der im Zuge der Corona-Pandemie vollzogenen Schulschließungen, die einen Fernunterricht zur Folge hatten, sind Schulen mehr denn je in die Pflicht genommen sich mit dem Themenkomplex Digitalisierung auseinanderzusetzen.
Leider wird dabei zu stark der Fokus auf die Hardware gelegt und weniger auf die Bereiche Anwendungs- und Medienkompetenz auf Seiten des Lehrpersonals.
Wenn die Sachaufwandsträger jetzt vermehrt die Gelder aus den Förderprogrammen für die digitale Ausstattung ihrer Schulen abrufen und die Nachqualifikation der Lehrkräfte im Bereich Medienkompetenz weiter hinterherhinkt, wird sich die Qualität digital-gestützten Lehrens und Lernens kaum verbessern.
Die Hardware allein löst also nicht das Digitalisierungsproblem an deutschen Schulen.

Die Hardware allein löst also nicht das Digitalisierungsproblem an deutschen Schulen.

Was es viel mehr braucht sind neben einer flächenwirksamen Nachqualifizierung des Lehrpersonals sowie verpflichtende Lehrangebote zur Medienpädagogik für Lehramtsstudierende an den Unis, einen digitalen Workflow, d.h. ein einheitliches Konzept für digitale Arbeitsprozesse.

Unter Workflow versteht man definierte Arbeitsabläufe, die wiederkehrende Tätigkeiten bzw. Prozesse verbessern sollen. Einheitliche Workflows bringen folgende Vorteile mit sich:

  • Optimierung der Zusammenarbeit und Kommunikation
  • Optimierung der Arbeitsabläufe und Steigerung deren Effizienz und Qualität
  • Erhöhung der Transparenz

Um digitale Workflows nachhaltig zu etablieren, ist neben der schriftlichen Fixierung der definierten Arbeitsabläufe (in Form einer Handreichung) die Fortbildung des Kollegiums bzgl. der mit den Workflows im Zusammenhang stehenden Nutzung von digitalen Tools entscheidend. Kurzum: Um Workflows sicherzustellen, müssen die Anwendungskompetenzen, die für diese Arbeitsabläufe notwendig sind, vermittelt und gefestigt werden.

Um Workflows sicherzustellen, müssen die Anwendungskompetenzen, die für diese Arbeitsabläufe notwendig sind, vermittelt und gefestigt werden.

Im Folgenden möchte ich anhand von Leitfragen aufzeigen, welche schulischen Arbeitsabläufe von klar definierten digitalen Workflows profitieren können.

Kommunikation

  • Wie sollen dienstliche Informationen kommuniziert werden? Per Mail oder über eine andere Plattform (Slack, Basecamp etc.)?
  • Wird für das Personal eine dienstliche E-Mail-Adresse eingerichtet?
  • Gibt es E-Mail-Verteiler für bestimmte Personalgruppen, um Informationen adressatenbezogen zu versenden?
  • Soll neben der traditionellen E-Mail ein weiteres Kommunikationstool verwendet werden? Z.B. ein Messenger-Dienst?

Kollaboration:

  • Haben wir ein Tool für kollaboratives Arbeiten (z.B. MS Teams)?
  • Kann das Tool ein Kanban Board darstellen?
  • Wie organisieren wir das kollaborative Arbeiten?

Dateiablage:

  • Wo sollen, welche Daten (personenbezogene vs. nicht-personenbezogene Daten) gespeichert werden?
  • Wie soll eine einheitliche Ordnerstruktur aussehen (für z.B. Verwaltung, Schulleitung und Lehrkräfte)?
  • Müssen für die einzelnen Nutzergruppen bestimmte Rechte (Lese-/Schreibrechte) eingerichtet werden?

Lernplattformen:

  • Wollen wir eine Lernplattform einrichten (für z.B. Phasen des Fernunterrichts)? Falls ja, welche (z.B. ANTON)?
  • Was muss die Lernplattform können?
  • Wie soll die Lernplattform eingesetzt werden?
  • Durch wen werden die Nutzer*innen angelegt? Durch einen Admin?

IT-Support:

  • Wie sollen Fehlermeldungen kommuniziert werden? Durch ein schuleigenes Ticketsystem?
  • Wer kümmert sich um die Fehlermeldungen? In diesem Zusammenhang: Hat meine Schule eine/einen Systembetreuer*in?
  • Falls Fehler durch die/den Systembetreuer*in nicht behoben werden können, an wen muss sich gewendet werden (externe IT-Firma)?

Die eben zusammengetragenen Leitfragen sind exemplarisch gedacht und erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Sie sollen vielmehr als Anregung dienen, sich die Prozesse an seiner Schule bewusst zu machen, die durch definierte digitale Workflows verbessert werden können.
Ich habe das selbst mal für meine Schule gemacht und eine Handreichung zum digitalen Workflow verfasst. Die Handreichung kann ohne Namensnennung zur Bearbeitung verwendet werden.

Zum Download der Handreichung digitaler Workflow:
PDF, Word-Dok

Alexander Sali
Über den Autor Alexander Sali Alex ist Mitgründer von Freigeist und Förderschullehrer mit großer Leidenschaft für digitale Medien. Seit Sommer 2023 ist er Schulleiter der Franziskus-Schule in Starnberg. Von Sept. 2018 bis Aug. 2020 arbeitete er an der Regierung von Oberbayern und war dort für die Koordination der digitalen Bildung an Förderschulen zuständig.
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